مکاتبات بازرگانی چیست؟ هرگونه ارتباط و تعامل بازرگانی با بنگاههای داخلی و خارجی منوط به دارا بودن اطلاعات و تسلط کافی بر اصول و قواعد بازرگانی است. بی شک بدون برخورداری از چنین اطلاعاتی، تبعات اقتصادی بسیار سنگینی می تواند هریک از طرفین مبادله را تهدید نماید. در یک تعامل تجاری، مکاتبه یکی از اجزاء مهم تلقی می شود که طی آن طرفین تجاری اقدام به رد و بدل کردن اطلاعات و نظرات خود می نمایند. یک مکاتبه تجاری می تواند صورتهای مختلفی از قبیل مکاتبات غیر رسمی یا رسمی، ایمیل، صورتجلسات نشستهای تخصصی، قراردادها، تفاهمنامه ها و … بخود گیرد. بدیهی است که انجام یک مکاتبه خوب نیز منوط به احاطه کافی بر موارد اطلاعاتی متعددی همچون قوانین تجارت، اصول و مفاهیم اقتصادی، مسائل اجتماعی و فرهنگی، ابعاد فنی، ادبیات اقتصادی، تسلط به زبان خارجی و … می گردد. ما در این نوشتار سعی خواهیم کرد تا مهمترین نکات مکاتبات بازرگانی خوب را در رابطه با برخی از مرسوم ترین روشهای مکاتباتی بررسی نمائیم.
قواعد عام در تنظیم مکاتبات بازرگانی:
در تنظیم هر مکاتبه ای مولفه های اجتماعی، فرهنگی، قانونی، سیاسی، اقتصادی، و فنی الزاماتی هستند که باید مورد توجه قرار گیرند. برخی از مهمترین این موارد بشرح زیر مورد اشاره قرار می گیرند:
- تسلط به زبان و ادبیات: چه در مکاتبات بازرگانی داخلی و چه در مکاتبات بازرگانی خارجی، تسلط به زبان و ادبیات از اهمیت بسیاری برخوردار می باشد. یک نوشتار صحیح از منظر اصول و قواعد زبانشناختی و نیز سلیس و روان بودن تاثیر مستقیمی بر درک طرف مقابل از نویسنده دارد. متون نگارشی باید عاری از هر نوع ابهام بوده و تفسیرپذیر نباشند.
- توجه به لحن: لحن مکاتبات باید طوری تنظیم و بیان شده باشند که حاوی احساسات مثبت نویسنده و روحیه همکاری و جدیت او باشند. هرگز از الفاظ و الحان آمرانه و دستوری نباید استفاده کرد.
- توجه به ابعاد حقوقی: در هر مکاتبه ای باید درنظر داشت که نوشته های ما محتملا در آینده پیامدهای حقوقی می توانند داشته باشند. بنابراین، لازم است تا در هنگام تنظیم مکاتبات، متوجه بار حقوقی کلمات و نوشته های خود باشیم.
- توجه به ابعاد فرهنگی: بسیاری از مواقع یک موضوع شاید در فرهنگ ما حاوی معانی زشت یا منفی نباشد در حالیکه ممکن است همان موضوع در یک فرهنگ دیگر معانی منفی و زشتی دارا باشد. بعنوان مثال، کلمه سیاه پوست در جامعه ما هیچ بار معنایی منفی ای ندارد در صورتیکه در کشورهای غربی و بویژه امریکا، شدیداً بار منفی دارد. بنابراین توجه به ابعاد فرهنگی کلمات و جملات از اهمیت بسیاری برخوردار می باشد.
انواع مکاتیات بازرگانی
1. نامه های رسمی تجاری
این نوع مکاتبه مهمترین نوع یک مکاتبه بازرگانی یا تجاری است. نامه های رسمی تجاری می توانند هر نوع محتوایی اعم از درخواست همکاری مشترک، استعلام قیمت، ارسال یا دریافت کاتالوگ، اخذ نمایندگی، درخواست جلسات و دیدارهای تخصصی و … را در برگیرند. با توجه به اینکه نامه تجاری در ردیف اسناد رسمی مکتوب قرار دارد و می تواند در تمام مراجع قضائی مورد استناد واقع شود، لذا بسیار ضروری است تا در تنظیم آن دقت کامل از تمام جهات معطوف گردد تا در آینده تبعات منفی در پی نداشته باشد. در تنظیم نامه های رسمی تجاری توصیه می شود که حتماً نظرات کارشناسان حقوقی و تخصصی مد نظر قرار داده شوند. علاوه بر موارد پیش گفته، در تنظیم نامه های تجاری رسمی نکات زیر باید مورد توجه قرار گیرند:
- نامه ها باید در فرمهای سربرگ دار تنظیم شوند
- نامه ها باید دارای امضا و مهر رسمی شرکت باشند
- نامه ها باید دارای شماره و تاریخ باشند
- نامه ها باید دارای گیرنده و موضوع باشند
- اگر نام و عنوان گیرنده را می دانیم، در آنصورت بهتر از ابتدا نام گیرنده و در زیر نام هم عنوان (پست) او را بشکل زیر قید کنیم:
جناب آقای مهندس …..
رییس محترم …..
اما اگر نام فرد گیرنده را نمی دانیم، درآنصورت باید بشکل زیر فقط به عنوان یا پست وی اشاره کنیم:
ریاست محترم …..
- در نامه های رسمی باید سعی در خلاصه گوئی کرده و مطلب اصلی را صریحاً بیان داشت
- از افعال سوم شخص و مودبانه باید استفاده کرد
- اگر پیوستی قرار است طی نامه ارسال شود، ضروری است در ذیل قسمتی که (گوشه چپ بالا برای نامه های فارسی و گوشه راست بالا برای نامه های انگلیسی) تاریخ و شماره زده ایم، قید کنیم که: “پیوست دارد”
- یک نامه رسمی در انتهای صفحه باید حاوی اطلات تماسی و آدرس شرکت باشد
2. ایمیل تجاری
شرکتهای تجاری بویژه در کشورهای غربی غالبا ترجیح می دهند که مکاتبات ایمیلی با طرف های تجاری خود داشته باشند. این موضع عمدتاً به دلیل سرعت بسیار بالای انتقال پیام در اینترنت و نیز ظرفیت بالای آن جهت الصاق و ارسال اطلاعات جنبی و پیوستی می باشد. ایمیل های تجاری نیز همانند نامه های تجاری هستند با این تفاوت که می توانند هم در فرمهای آرم دار رسمی تایپ و ارسال شوند و هم امکان تایپ مستقیم در باکس مشخص شده در ایمیل را دارند. بنابراین تمامی شرایطی که برای یک نامه تجاری بیان گردید، در مورد ایمیل تجاری هم مصداق دارند. با این اوصاف، ایمیل های تجاری ویژگیهای خاصی هم دارا هستند که بشرح زیر مورد اشاره قرار می گیرند:
- یک ایمیل تجاری باید از طریق یک دامنه رسمی و ثبت شده تجاری ارسال شود. هرگز از ایمیل های عمومی نباید برای امور تجاری استفاده کرد.
- ایمیل تجاری معمولاً باید خلاصه تر از نامه تجاری تنظیم گردد و اطلاعات اضافی در پیوست ارائه شوند.
- در انتهای ایمیل باید حتماً امضاء الکترونیکی گذاشت.
- در ایمیل تجاری باید لینکهایی با هدف معرفی شرکت و محصولات و خدمات آن را باید گنجاند تا طرف مقابل در صورت لزوم از انواع و سطح فعالیت شرکت اطلاع حاصل نماید.
3. قراردادهای تجاری
هر شرکتی جهت انجام همکاری با اشخاص حقیقی یا حقوقی ملزم است که شرایط و نحوه همکاریهای فی مابین را بصورت مکتوب و در شکل یک قرارداد تجاری تنظیم و به امضاء طرفین برساند. این قراردادها از اهمیت حقوقی بسیار زیادی برخوردار هستند و لذا الزامی است که متن آنها حتماً توسط مشاوران حقوقی و کارشناسان فنی بطور دقیق مورد بازبینی واقع شوند. در تنظیم قراردادهای تجاری طرفین باید اسناد شناسایی رسمی خود یا شرکت خود را نیز ضمیمه قرارداد نموده و درصورت وجود تضمینهایی مشخص، وجه التزام رسمی از قبیل چک یا سفته یا هرگونه اسناد دیگر را نیز پیوست نمایند. در قراردادهای تجاری موارد بسیاری وجود دارند که باید دقیقا در متن قرارداد قید شوند که برخی از مهمترین این موارد عبارتند از:
- موضوع همکاری
- طرفین قرارداد و مشخصات آنها
- مدت همکاری
- نحوه همکاری
- تعهدات هر یک از طرفین
- شرایط فسخ قرارداد
- تضمینات الزام آور برای اجرای صحیح و کامل مفاد قرارداد
- تعیین محل قانونی جهت حل و فصل اختلافات احتمالی در اجرای قرارداد
